Un team coaching per affrontare il cambiamento senza generare resistenze, con l’approccio Solution Focused…
E’ uno dei momenti più difficili della nostra storia moderna. Ciò che abbiamo vissuto ci ha inevitabilmente segnati e nello stesso momento ha impresso un cambiamento nelle dinamiche economiche che sta portando molte azienda a dover ripensare a ciò che ha sempre fatto in una chiave nuova ed inattesa. E’ anche un momento in cui molte aziende si stanno dando da fare per modificare il proprio assetto e riadattarlo alle nuove esigenze ed i nuovi vincoli che stanno emergendo. Se sei un HR, un responsabile di team, un imprenditore o un consulente impegnato in un cambiamento, questo articolo può esserti utile.
La situazione di partenza
Avviare e sostenere un cambiamento significativo e duraturo può essere estremamente complesso, soprattutto in un momento di grande incertezza come quello attuale. Un approccio positivo e generativo può essere quindi fortemente di aiuto, proprio per portare rapidamente le proprie persone “a bordo” e riducendo al minimo le resistenze. Con l’aiuto dell’approccio Solution Focused di seguito descrivo un processo che può aiutare tutto il proprio team a convergere verso una soluzione condivisa..
Le pre-condizioni di successo
Perché questo approccio funzioni, esistono però delle “pre condizioni” che sarà necessario rispettare, senza le quali l’intera operazione riceverà soltanto risposte “politiche” o difensiviste. Eccole qui:
- la possibilità di potersi realmente esprimere senza alcun timore;
- il sentirsi parte attiva del processo senza però esservi costretti;
- l’avvertire con chiarezza che il processo porterà verso una conclusione “non pre-determinata”, ma che il risultato finale sarà effettivamente frutto di quel coinvolgimento.
E’ importante sottolineare che tali condizioni non potranno semplicemente “annunciate”, ma ogni menbro del team dovrà chiaramente “avvertirle” durante tutto il processo.
Il processo in breve
Di seguito elenco le tre macro-fasi con alcune specificazioni:
- Presenta il progetto a tutti. Dà loro modo di sapere “prima” in cosa saranno coinvolti, cosa dovranno aspettarsi ed in che modo vorrai coinvolgerli; fai sapere loro lo scopo dell’intera operazione e sii chiaro sul fatto che non sono obbligati a prendervi parte;
- Intervistali singolarmente. Le persone sono più a loro agio ad affrontare criticità in 1-to-1 piuttosto che in pubblico e questa fase ti consentirà di capire bene cosa ne pensano dell’intera operazione, quanto sono disponibili a mettersi in gioco in prima persona e quali criticità intravedono. In queste interviste dovrebbero essere ricomprese anche le “interfacce” del team (clienti, fornitori, altri stakeholders) così da creare una immagine chiara della situazione di partenza e delle attese anche dei “terzi”. Prepara infine un breve report, anche motlo schematico, nel quale riporterai le considerazioni in modo sintetico; ti servirà nelle fasi iniziali del vero e proprio team coaching. Se sei un consulente esterno, potrai risottoporlo al tuo committente per aiutarlo in una ulteriore riflessione circa gli obiettivi del team coaching.
- Crea e conduci il team coaching. E’ il cuore dell’intera operazione ma il suo successo deriva da ciò che hai fatto prima e ciò che farai dopo. Dopo aver presentato il tuo report sulle interviste ed aver chiesto i loro pareri su quanto emerso, falli riflettere su ciò che sanno fare, sulle loro caratteristiche (come individui e come team) e sulle loro relazioni interne ed esterne; crea infine un setting nel quale possano finalmente identificare il proprio “futuro perfetto”. Misurarsi con quest’ultimo darà loro modo di comprendere quali saranno i prossimi passi da compiere per muoversi nella giusta direzione. Fa che il team prenda accuratamente nota dei passi che stanno indicando.
- Prepara un follow up. Dopo qualche settimana, compatibilmente con il progetto che stai supportando, identifica un momento in cui darai la possibilità al team di ritrovarsi per verificare ciò che hanno raggiunto e per capire quali saranno gli ulteriori passi da compiere. Assicurati anche che l’attenzione sia adeguatamente posta sui piccoli progressi che stanno registrando.
Aspettati l’inaspettato!
Se hai veramente voglia di dare al tuo team la possibilità di aiutarti a prendere una decisione utilizzando tutte le loro intelligenze insieme, sii preparato a idee e considerazioni nuove e diverse. Sarà il risultato del tuo team coaching che riuscirà a liberare energie e creatività ed a motivare tutti verso il nuovo obiettivo. Sarai davvero pronto a sorprenderti?
Chi non si aspetta l’inaspettato, non scoprirà la verità…
Eraclito
Se vuoi approfondire meglio l’argomento o vuoi sapere di più su cosa può fare per te, per la tua azienda e per la tua professione il Solution Focus contattaci!
Può un team riflettere insieme senza conflitti e rapidamente?
Vi vedo mentre vi avvicinate alla meeting room trascinando i piedi; siete già sicuri di come andranno le cose, è un film già visto; durerà molto di più del pianificato: ci saranno i soliti battibecchi banali ed i soliti interventi inconcludenti; ognuno proverà a dire la propria; i partecipanti più “alfa” cercheranno di far emergere le proprie tesi e di svalorizzare quelle altrui (se non proprio di svalorizzare le persone che portano quelle tesi…); quelli meno “alfa” si saranno portati direttamente il pc così potranno rispondere alle mail; qualcun altro continuerà a rispondere ai messaggi sul telefono; ed alla fine dovremo, come sempre, riaggiornarci…
A chi non è capitato almeno una volta di prender parte a questo scenario desolante…
Eppure un modo c’è per far si che un team generi idee, rifletta e si confronti efficacemente e senza conflitti. Non che sia l’unico, sia ben chiaro; sono molte le metodologie che aiutano un gruppo ad essere efficace nella gestione dei propri meeting.
Quello che vi propongo è, ovviamente, basato sul Solution Focus (maddai…) e cerca di identificare la strada più rapida per aiutare un team a generare idee mantenendo un clima positivo e produttivo. Un particolare “effetto collaterale” di questa modalità è la sensazione di fiducia che genera nel team.
Nel caso in cui l’obiettivo fosse un brainstorming rispetto ad un problema, ecco come procedere:
Fase 1: l’esposizione del problema
Si tratta semplicemente della fase in cui il problema viene raccontato e spiegato da parte di chi dovrà poi effettivamente risolverlo ed affrontarlo. Durante questa fase non c’è dibattito, ma solo la presentazione del problema.
Fase 2: le domande.
E’ la fase in cui tutti gli elementi del team fanno domande di chiarificazione. Si tratta di domande che tendono a chiarire meglio la situazione di difficoltà. In questa fase l’unico vincolo è fare domande del tipo “hai mai provato a…”. Anche in questa fase non c’è dibattito e ad ogni domanda il presentatore darà la dovute spiegazioni.
Fase 3: l’apprezzamento.
E’ una fase particolare e “diversa”. Consiste in un giro di tavolo durante il quale ogni membro del team esprime cosa lo ha colpito (in positivo) nella gestione della situazione da parte di chi ha presentato il caso.
Fase 4: i suggerimenti.
E’ la fase nella quale i membri del team possono fornire finalmente le soluzioni ed i suggerimenti che, a loro avviso, possono essere d’aiuto nella situazione delineata. Durante questa fase non c’è interazione tra i membri del team che si limitano ad esprimere le proprie idee senza discussione. Non c’è interazione neanche con il presentatore, che si limita ad ascoltare ed a prendere appunti.
Fase 5: la conclusione.
E’ la fase nella quale la persona che ha presentato il proprio caso, dopo aver ringraziato, riassume brevemente i suoi apprendimenti e conclude condividendo i prossimi passi.
L’effetto finale è quello di condurre il team a generare idee supportandosi a vicenda senza mai entrare in dinamiche “negative”. Naturalmente non è l’unica modalità di poter condurre un team coaching e le varianti sono molteplici sulla base dell’obiettivo del team coaching..
“Teamwork begins by building trust. And the only way to do that is to overcome our need for invulnerability.”
Patrick Lencioni
Se vuoi conoscere meglio in che modo il Solution Focus può aiutarti nella conduzione di gruppi, scrivici.
Un team ha già tutte le risorse per risolvere un problema. Basta cercarle! Un esempio pratico di team coaching.
Il cambiamento accade continuamente: il nostro obiettivo è identificarne ed amplificarne le parti utili.
Mark McKergow
E’ uno dei cardini del Solution Focus e significa che nella realtà quotidiana ci sono (ci sono stati e ci saranno) migliaia di piccoli momenti, micro-eventi, che se ben isolati ed analizzati sono di enorme aiuto per giungere alla soluzione di una situazione difficoltosa. Questi “micro-momenti” sono sparsi qua e là in giro per la nostra esistenza, nel passato, nel presente e nel futuro; bisogna solo avere la pazienza e la capacità di individuarli, farli emergere ed imparare da essi per muoversi verso la soluzione.
Qualche tempo fa ho lavorato con un gruppo di manager in un team coaching con l’obiettivo di ricostruire un clima di collaborazione. Dalle interviste condotte con ognuno di loro, era chiaro che l’atmosfera sarebbe stata particolarmente “frizzantina”. Loro pensavano di aver bisogno di qualcuno che “insegnasse” loro a collaborare, ma io sapevo che erano già in grado di farlo da soli.
Ecco com’è andata!
Le risorse nel presente: cosa succede quando il problema non c’è?
Dopo una breve introduzione nella quale ho condiviso le informazioni iniziali, ho lanciato la prima domanda, alla ricerca delle loro risorse verso la soluzione: “Cosa sta già funzionando tra di voi?“. In effetti erano tutti preparati a elencare cosa NON stava funzionando in quel momento (e soprattutto per colpa di chi…) mentre questa domanda li ha colti un po’ in contropiede. Hanno esitato parecchio prima di iniziare a buttare giù qualcosa, ma poi ognuno di loro ha cominciato a scrivere qualche riga. In realtà alla fine della prima ora di meeting, stavano ragionando insieme su quali fossero i momenti, gli eventi e le situazioni durante i quali risultava loro chiaro che la tanto anelata “collaborazione” si stava già manifestando. Era un modo interessante per focalizzare la loro attenzione sui piccoli momenti nei quali “il problema dell’assenza di collaborazione non si manifestava”! E, incredibilmente (per loro!), li stavano ritrovando!
Le risorse dal passato: quando la soluzione si è già manifestata ieri!
“Quali situazioni complicate avete gestito in perfetta collaborazione nel recente passato? Come avete fatto“
“Quali esempi emblematici di collaborazione interdipartimentale potete citare? Come li avete gestiti?“
Sono due delle possibili domande con le quali il team di manager ha identificato delle situazioni difficili ampiamente risolte nel passato. Queste situazioni vengono definite “sparkling moments” da alcuni practitioner del Solution Focus ed in effetti possono essere a tutti gli effetti identificati come quei momenti, passati, in cui il team ha messo in atto delle strategie che gli hanno permesso di superare “brillantemente” delle situazioni difficili, proprio usando la collaborazione.
Quale migliore modo per far si che il team “si autoriconoscesse” di avere in se già tutte le risorse per affrontare con successo momenti di bassa collaborazione, visto che ne aveva già superati altri nel passato?
Le risorse del futuro: ritorno al futuro perfetto!
“Cosa volete che accada e quali saranno i primi segnali che sta accadendo?“
Attraverso questa domanda (ed altre simili), il team ha finalmente identificato con chiarezza quali sarebbero stati i segni tangibili della collaborazione tra i diversi manager in differenti situazioni.
Esplicitare con degli esempi pratici i “primi segnali” della collaborazione, oltre a tracciare con esattezza il disegno finale, aiuta anche a focalizzare l’attenzione sui primi indizi del cambiamento in atto e fornisce una evidenza dell’impegno del singolo e del team nella direzione voluta. E saranno proprio questi primi indizi di cambiamento a fornire il carburante al team per persistere nel proprio percorso di miglioramento!
A powerful question alters all thinking and behaving that occurs afterwards
Marilee Goldberg, “The Art of the Question”
La capacità di aiutare a riscoprire risorse è tipica del Solution Focus; secondo questo approccio difatti non è mai necessario analizzare troppo le cause del problema né tantomeno è necessario “inserire” qualcosa dall’esterno (metodi, nuove opzioni, ulteriori informazioni, a meno che non siano esplicitamente richieste dal cliente) perché chi sta affrontando il cambiamento ha già tutte le risorse a propria disposizione per poterlo portare a termine con successo.
Quando stai cercando la soluzione, parti da ciò che ha funzionato, che sta funzionando e che vorresti funzionasse! E’ più semplice!
La formazione progettata direttamente dai partecipanti: applicazione pratica del solution focus
Primo contatto telefonico con un cliente nuovo l’altro giorno. Mentre discutiamo emerge con chiarezza, ed un certo imbarazzo, che l’obiettivo del training che mi stanno chiedendo è un pò indefinito, vago, è una “sensazione” come la mia interlocutrice ammette candidamente, così come ammette che però non può fermarsi perché ormai “ci ha messo la faccia, con il suo capo e con i suoi colleghi”.
Non mi scandalizzo, diverse volte mi sono trovato in questa situazione: la persona che mi sta commissionando la realizzazione del training continua ad identificare gli obiettivi del training con parole attraverso locuzioni tipo “incrementare il senso di responsabilità”, “generare ownership”, “aumentare la professionalità”; è facile cadere nella trappola della generalizzazione, “pensare” di aver capito ciò che l’interlocutore sta dicendo; è facile insomma “interpretare” con i nostri occhi e con la nostra esperienza queste metafore che descrivono in modo molto approssimato ciò che si vuole.
Tornando alla situazione di partenza, davanti ai miei occhi mi pongo di raggiungere un doppio obiettivo:
- superare questa situazione difficile senza metterla sotto pressione;
- supportarla nella definizione dell’obiettivo senza influenzarla in alcuna direzione.
Ecco quindi che la domanda del miracolo mi ha dato la possibilità di fare qualche progresso verso i due obiettivi:
“Immagini che il suo training sia stato già realizzato, immagini di rientrare in ufficio il giorno dopo il training e di osservare i colleghi che vi hanno partecipato che sono già al lavoro. Quali sono i primi loro comportamenti che nota che le fanno capire che il training ha avuto un impatto decisivo e una utilità eccezionale?“
Il silenzio che ha seguito questa domanda è stato lunghissimo; poi man mano qualche idea è apparsa…
Ho quindi provato ad offrire un ulteriore supporto: mi sono offerto di guidare due ore di team coaching (via web, vista l’impossibilità di potersi incontrare…) con lei ed il gruppo dei destinatari del percorso di formazione, così da dare loro uno spazio di riflessione per definire con precisione i nuovi apprendimenti che ritengono importanti per il proprio lavoro.
Alla fine della chiamata le ho anche chiesto cosa quel nostro primo contatto le avesse portato di utile e la sua risposta è stata: la consapevolezza che ho nella mia mente molte idee che vorrei realizzare ma devo avere un momento per poterle riconsiderare meglio e soprattutto per poterle condividere con i colleghi che effettivamente fruiranno del percorso.
Risultato finale: nei prossimi giorni terrò il team coaching che costituirà il primo momento di vera co-progettazione del workshop finale. Sarà una esperienza estremamente importante sia per me, che imparerò nuove cose sull’attività specifica di questi ragazzi, sia per loro stessi perché, contrariamente a quanti accade, saranno loro stessi i primi “progettisti” del proprio percorso di formazione.
Bello, vero?
Decisioni “Solution Focused”
Maggio 2018, primo incontro con un’azienda che vanta una storia particolarissima: l’impianto, da sito produttivo di proprietà di una multinazionale in dismissione, viene acquisito da un imprenditore locale lungimirante che vuole rilanciarlo. Dopo 6 anni sembra essere riuscito nell’impresa ed è ora di dare nuova linfa alle persone coinvolte.
Organizza un piano di formazione a tutti i livelli, iniziando dai suoi primi riporti e lancia l’iniziativa servendosi di un team coaching “Solution Focus”. Saranno i suoi primi riporti ad imprimere la svolta che lui stesso sogna.
Questo è un breve “diario” di bordo di quanto è accaduto.
Giugno 2018, prima sessione: incontro 6 persone che, seppur motivate sembrano un pò diffidenti. L’approccio sembra però funzionare: richiamare alla loro memoria i loro successi, le loro vittorie e quanto sono stati in grado di realizzare sino a quel momento infonde fiducia in ciò che li aspetta.
Piano piano i 6 iniziano ad aprirsi e disegnano, mediante la domanda del miracolo, un futuro attraente, motivante ed anche sfidante.
La seconda parte, con un’analisi di scaling, dà loro la sensazione che quel futuro possa realmente appartenergli, che non sono poi così lontani e che in qualche modo stanno già gestendo alcune iniziative che li fanno essere più vicini alla meta; la positività aumenta e l’energia anche.
Chiudo la prima sessione con la definizione dei passi che si impegneranno a svolgere e dò loro appuntamento a settembre, con la seconda sessione.
Settembre 2018, seconda sessione: in primis ricevo un feedback che mi commuove, direttamente dal loro AD il quale mi dice “non so cosa sia successo in aula, ma mi basta che escano dalla sessione di oggi con lo stesso entusiasmo con cui sono usciti dall’altra sessione”. Come ho detto in un’altra pagina di questo blog, la potenza di questa metodologia a volte va ben oltre ciò che ti aspetti.
Iniziamo riguardando il loro futuro e lo ritoccano, facendo qualche aggiustamento e qualche correzione. Poi passiamo ad uno degli elementi che hanno individuato in precedenza su cui lavorare e iniziamo la sessione con “le 5 disfunzioni del team” di Patrick Lencioni, che in approccio SF diventano “i 5 pilastri dei team di successo”.
Ripassiamo i 5 livelli ed iniziamo a lavorare sulla fiducia. Attraverso un rapido test identificano alcuni loro punti di forza e se li raccontano, aggiungendo come queste loro caratteristiche saranno utili nel lavoro successivo.
Chiudiamo anche stavolta con l’identificazione dei passi che vorranno compiere per rafforzare la fiducia reciproca e per andare ancora avanti verso il loro futuro perfetto.
Nell’ultima sessione di dicembre hanno ormai assorbito totalmente il metodo e praticamente procedono da soli, divertendosi e sfidandosi. A me non rimane altro che assecondare il processo e supportarli in qualche momento più difficile, ma per il resto sono loro che guidano tutto. Sono letteralmente a bocca aperta…
Mai vista tanta energia scatenarsi da una situazione di difficoltà…
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