Può un team riflettere insieme senza conflitti e rapidamente?
Vi vedo mentre vi avvicinate alla meeting room trascinando i piedi; siete già sicuri di come andranno le cose, è un film già visto; durerà molto di più del pianificato: ci saranno i soliti battibecchi banali ed i soliti interventi inconcludenti; ognuno proverà a dire la propria; i partecipanti più “alfa” cercheranno di far emergere le proprie tesi e di svalorizzare quelle altrui (se non proprio di svalorizzare le persone che portano quelle tesi…); quelli meno “alfa” si saranno portati direttamente il pc così potranno rispondere alle mail; qualcun altro continuerà a rispondere ai messaggi sul telefono; ed alla fine dovremo, come sempre, riaggiornarci…
A chi non è capitato almeno una volta di prender parte a questo scenario desolante…
Eppure un modo c’è per far si che un team generi idee, rifletta e si confronti efficacemente e senza conflitti. Non che sia l’unico, sia ben chiaro; sono molte le metodologie che aiutano un gruppo ad essere efficace nella gestione dei propri meeting.
Quello che vi propongo è, ovviamente, basato sul Solution Focus (maddai…) e cerca di identificare la strada più rapida per aiutare un team a generare idee mantenendo un clima positivo e produttivo. Un particolare “effetto collaterale” di questa modalità è la sensazione di fiducia che genera nel team.
Nel caso in cui l’obiettivo fosse un brainstorming rispetto ad un problema, ecco come procedere:
Fase 1: l’esposizione del problema
Si tratta semplicemente della fase in cui il problema viene raccontato e spiegato da parte di chi dovrà poi effettivamente risolverlo ed affrontarlo. Durante questa fase non c’è dibattito, ma solo la presentazione del problema.
Fase 2: le domande.
E’ la fase in cui tutti gli elementi del team fanno domande di chiarificazione. Si tratta di domande che tendono a chiarire meglio la situazione di difficoltà. In questa fase l’unico vincolo è fare domande del tipo “hai mai provato a…”. Anche in questa fase non c’è dibattito e ad ogni domanda il presentatore darà la dovute spiegazioni.
Fase 3: l’apprezzamento.
E’ una fase particolare e “diversa”. Consiste in un giro di tavolo durante il quale ogni membro del team esprime cosa lo ha colpito (in positivo) nella gestione della situazione da parte di chi ha presentato il caso.
Fase 4: i suggerimenti.
E’ la fase nella quale i membri del team possono fornire finalmente le soluzioni ed i suggerimenti che, a loro avviso, possono essere d’aiuto nella situazione delineata. Durante questa fase non c’è interazione tra i membri del team che si limitano ad esprimere le proprie idee senza discussione. Non c’è interazione neanche con il presentatore, che si limita ad ascoltare ed a prendere appunti.
Fase 5: la conclusione.
E’ la fase nella quale la persona che ha presentato il proprio caso, dopo aver ringraziato, riassume brevemente i suoi apprendimenti e conclude condividendo i prossimi passi.
L’effetto finale è quello di condurre il team a generare idee supportandosi a vicenda senza mai entrare in dinamiche “negative”. Naturalmente non è l’unica modalità di poter condurre un team coaching e le varianti sono molteplici sulla base dell’obiettivo del team coaching..
“Teamwork begins by building trust. And the only way to do that is to overcome our need for invulnerability.”
Patrick Lencioni
Se vuoi conoscere meglio in che modo il Solution Focus può aiutarti nella conduzione di gruppi, scrivici.
Pensare in termini di soluzione amplia le nostre prospettive, focalizzarsi sui problemi le riduce…
Ma cosa significa davvero “pensare in termini di soluzione?”
- concentrarsi su ciò che sappiamo fare, non su dove non riusciamo,
- ragionare di risorse, non di ciò che manca
- riflettere sulle possibilità, non sui vincoli
- costruire sulle idee degli altri, non scartarle
- concentrarsi sulle uguaglianze, non sulle differenze
- immaginare nuovi scenari, non elencare le difficoltà
- osservare i progressi, non focalizzarsi su ciò che ancora manca…
E per te, cosa significa “pensare in termini di soluzione?”
Un viaggio di mille miglia inizia sempre con un piccolo passo…
Percorrere la strada verso la soluzione a piccoli passi conviene
Qualsiasi grande impresa è stata compiuta compiendo un passo dopo l’altro; ogni marcia, ogni maratona, ogni impresa sportiva ed umana in generale ha avuto uno sviluppo progressivo dove la costanza e la motivazione verso l’obiettivo sono state mantenute per un periodo di tempo abbastanza lungo per completare l’opera, tenendo sempre chiaro e definito davanti ai propri occhi il punto di arrivo. Questa “regola di vita” è una delle basi del metodo Solution Focus. Inutile cimentarsi su modifiche “strutturali” e drastiche di una situazione, la stanchezza, la demotivazione ed altre distrazioni potrebbero entrare in gioco e annullare la volontà.
Questa “regola di vita” è una delle basi del metodo di approccio alla soluzione. Inutile focalizzarsi su modifiche “strutturali” di una situazione, la stanchezza, la demotivazione ed altre distrazioni potrebbero entrare in gioco e annullare lo sforzo iniziale.
I piccoli passi vanno amplificati per generare un grande effetto
Inoltre compiere piccoli passi, ed essere consapevoli dei loro effetti sulla realtà circostante, da un lato costituisce una facilitazione del percorso verso un cambiamento, dall’altra aiuta a rendersi conto che quel risultato finale (nel solution focus definito “futuro perfetto”) all’apparenza così lontano ed irraggiungibile (tanto da definirlo “perfetto”, appunto) è in realtà meno difficile e più accessibile di quanto immaginavamo inizialmente.
Questo effetto, noto con il nome di “ripple effect” o in italiano reazione a catena, ci dà modo di accedere a nuove risorse sulla base delle piccole modifiche che compiamo su noi stessi, sulla situazione o sulla relazione, nello stato iniziale.
Ciò significa che se voglio ottenere un grande cambiamento, dovrò concentrarmi su quei passi che genereranno il maggior effetto nel minor tempo e con il minor sforzo.
Questo modo di affrontare il tema del cambiamento costituisce peraltro uno dei principali basics del metodo, come già chiarito in questo post.
Riassumiamo quindi i benefici:
- semplicità dell’esecuzione
- mantenimento della motivazione e del commitment
- basso impatto temporale
- benefici immediatamente visibili
- rapida modifica della situazione iniziale
- sensazione di “controllabilità”
- sensazione di minor difficoltà
E quindi, quale potrebbe essere il prossimo piccolo passo verso il tuo futuro perfetto?
Anche un viaggio di mille miglia inizia con un singolo piccolo passo…
Lao Tzu
Come usare l’approccio Solution Focus per imparare da se stessi: un esempio pratico!
Ieri si è tenuto il 2° meeting di SFiO Italian Chapter a Milano. L’evento ha registrato un incredibile “sold out” e all’apertura devo ammettere che l’emozione si è fatta sentire forte! Vedere tante persone, professionisti altamente competenti e preparati nelle rispettive aree, riuniti per discutere ed approfondire un tema sicuramente già noto come il feedback seppure sotto il “cappello” del Solution Focus, ci ha dato la misura di quanta curiosità esista verso questo approccio.
Ed è proprio attraverso la lente del Solution Focus che, insieme a Marco Matera e Chris Bekker, ci stiamo accingendo a “rivedere” il meeting di ieri, con l’obiettivo di individuare le linee guida che ci aiuteranno nel ripensare il prossimo meeting. Ovviamente la revisione avverrà utilizzando i tools tipici del SF e mi sono quindi chiesto se questo esercizio non potesse anche tornare utile a chi legge il mio blog; quindi eccolo qui!
L’obiettivo che ci poniamo utilizzando il modello che vi riporto è quindi quello di riesaminare quanto accaduto per poter comprendere cosa modificare per migliorare la formula ed i risultati.
Di seguito riporto in esempio della sequenza di domande che ci porremo per eseguire questa “retrospettiva”; dopo ogni domanda, o set di domande, trovate tra parentesi il rinvio alla specifica fase del processo tipico del SF di cui vi ho parlato nell’articolo sull’approccio in breve :
- cosa vogliamo ottenere da questo nostra conversazione rispetto al meeting di ieri? come ci accorgeremo che è stata una conversazione produttiva? (Platform)
- Quali sono le cose importanti che non possiamo trascurare nell’elaborare una strategia di miglioramento del nostro prossimo incontro? (Platform)
- cosa è andato meglio rispetto al primo meeting di novembre? cosa ha funzionato ieri prima, durante e dopo il meeting? (Counters)
- Se il prossimo meeting fosse perfetto, come sarebbe? cosa ci sarebbe di diverso? da cosa ci accorgeremmo che è diverso? cosa faremmo di diverso? (Futuro perfetto)
- Su una scala da 1 a 10, dove 10 è il nostro prossimo meeting perfetto, dove posizioniamo il meeting appena svolto? cosa ci dice che non siamo ad un valore più basso? (Scaling)
- quali qualità personali stanno emergendo durante questa nostra chiacchierata? (Affirm)
- quali sono quei prossimi piccoli passi che possiamo intraprendere verso il nostro futuro perfetto e che ci aiuteranno a capire che abbiamo fatto un ulteriore progresso in quella direzione? come ci accorgeremmo che qualcosa è diverso? cosa faremmo di diverso? chi si accorgerà che li abbiamo compiuti? di cosa sia accorgerebbe? (Next steps)
Questa metodologia basata integralmente sui principi del SF, aiuta a finalizzare il dialogo ed a predisporre un piano di miglioramento basato sulle proprie osservazioni, senza impantanarsi in inutili discussioni ma riuscendo a focalizzarsi rapidamente su ciò che è utile nella specifica situazione.
L’essenziale è invisibile agli occhi”, ripeté il piccolo principe, per ricordarselo.” E’ il tempo che tu hai perduto per la tua rosa che ha fatto la tua rosa così importante”
Antoine de Saint Exupèry
E a questo punto tocca a voi: in quale situazione potreste utilizzare questo schema? Provatelo e poi postate qui sotto i vostri pensieri. Cosa avete imparato? Cosa cambia usando questo schema?
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